上司のメールへ返信!書き出しや最後の締めの言葉などを例文で学ぼう!

上司からのメールに返信する際、丁寧に書いたつもりが実はマナー違反で相手を怒らせてしまった・・・という苦い経験をお持ちの方も多いと思います。

そんな事にならないためにも、例文を参考にして上司からのメールに返信する場合の書き出しや最後に書く締めの言葉を覚えておきましょう。

ビジネスシーンでは上司からメールを頂く機会が多々あります。

新社会人の方は特に返信に困ってしまう方も多いでしょう。

書き出しはどうすれば・・・最後の言葉はなんて締めればよい?など迷われると思います。

今回は、上司からのメールに返信する際のマナーと例文をご紹介します。

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返信マナー

上司からメールが来たら確認・返信を後回しにせず、迅速に対応しましょう。

件名

件名の頭に【御礼】【ご確認ください】などの文言をつけ、簡潔に内容を件名にしましょう。

会社によっては引用返信のまま手を加えないなどルールがある場合もあるので、会社のルールに合わせるようにしてください。

書き出し

まず初めに宛名を書きます。課長、部長などの役職は敬称なので、これに様を付けるのは二重敬語にあたりマナー違反です。

宛名の次に「お疲れ様です」と挨拶を入れて名乗り、本文に移ります。

「お疲れ様です」はマナー違反と思われる方もいるかもしれませんが、一般的には失礼にあたりません。「ご苦労様です」は目上の方が使うあいさつなのでマナー違反になります。

本文の注意点

気を付けて頂きたいのが敬語の使い方です。

特に使用頻度が多く、注意が必要な敬語はこちらです。

NG「了解しました」
OK「承知しました」

NG「宜しかったでしょうか」
OK「宜しいでしょうか」

また、丁寧に書こうとしすぎて二重敬語になってしまう場合も多々あります。二重敬語は敬語を使ってないに等しいと捉える方もいるので、気を付けましょう。

NG「拝見させていただきました」
OK「拝見いたしました」

NG「おっしゃられていました」
OK「おっしゃっていました」

NG「伺わせていただきます」
OK「お伺いします」

締めの言葉

最後は挨拶で締めます。

「以上、ご確認の程宜しくお願い致します。」「今後とも宜しくお願い致します。」などが無難でしょう。

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例文

部長から業務のアドバイスメールが届いた場合の返信メールをご紹介します。

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件名:【御礼】○○の件
○○部長

お疲れ様です。○○です。

お忙しい中メールを頂きまして誠に有難うございます。

○○について承知いたしました。

お心遣い感謝いたします。

頂きましたアドバイスを生かして精進したいと存じます。

今後ともご指導の程、宜しくお願い致します。

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ビジネスマナーをしっかり守って内容は簡潔に。相手に良い印象が与えられるメールを送りたいですね。

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